1 Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Nightingale Health Oyj (”Nightingale”)

Y-tunnus: 1750524-0

Osoite: Mannerheimintie 164a, 00300 Helsinki

Puhelin: +358 20 730 1810
Tietosuojavastaavan sähköposti: privacy@nightingalehealth.com

2 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeudelliset perusteet

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on mahdollistaa Nightingalen osakkeenomistajien ilmoittautuminen ja osallistuminen Nightingalen 8.11.2024 järjestettävään varsinaiseen yhtiökokoukseen.

Henkilötietoja käsitellään ainoastaan yhtiökokouksen järjestämisen vuoksi välttämättömiin tarkoituksiin, kuten ilmoittautujan henkilöllisyyden varmistamiseksi ja osallistumisoikeuden tarkastamiseksi, yhtiökokouksen osallistuja- ja ääniluettelon laatimiseksi sekä mahdollisten äänestysten järjestämiseksi.

Henkilötietojen käsittelyn oikeudellinen peruste on ennen kaikkea Nightingalea koskevat lakisääteiset velvoitteet, jotka perustuvat osakeyhtiölakiin (624/2006) ja muuhun Nightingalea velvoittavaan lainsäädäntöön. Henkilötietoja voidaan käsitellä myös Nightingalen tai kolmannen oikeudellisen edun perusteella, jolloin oikeudellinen etu on ennen kaikkea oikeutetut, Nightingalen liiketoimintaan liittyvät syyt, kuten hallinnolliset toimenpiteet, fyysisen turvallisuuden varmistaminen, omaisuuden suoja, väärinkäytösten selvittäminen ja mahdolliset yritysjärjestelytoimenpiteet.

Henkilötietojen käsittely tässä tietosuojaselosteessa esitetyllä tavalla on välttämätöntä, jotta Nightingale voi täyttää lakisääteiset velvoitteensa. Mikäli rekisteröity ei anna henkilötietojansa Nightingalelle tässä tietosuojaselosteessa mainitulla tavalla, ilmoittautumisen lähettäminen ja käsittely tai ennakkoäänestys ei ole mahdollista, mikä tarkoittaa sitä, että rekisteröity ei voi osallistua yhtiökokoukseen.

3 Käsiteltävät henkilötiedot

Käsiteltäviin henkilötietoihin voi kuulua osakkeenomistajan ja tämän mahdollisen edustajan ja/tai avustajan nimi, syntymäaika/henkilötunnus ja/tai y-tunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, osake- ja äänimäärät sekä äänestystiedot. Ilmoittautumispalvelun kautta kerätään lisäksi mahdollisen edustajan edustusperuste ja mahdolliset valtakirjaliitteet. Lisäksi palvelun kautta kerätään osallistujan tallentamat äänet varsinaiseen yhtiökokoukseen. Palvelun teknistä ylläpitoa ja seurantaa varten tallennetaan lisäksi tunnistautumistapa ja käyttäjän IP-osoite. Yhtiökokoukseen osallistuvista tallennetaan lisäksi kokoukseen saapumis- ja poistumisaika sekä lokitietoja osallistumisesta ja äänestämisestä.

4 Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään tai tämän edustajalta yhtiökokoukseen ilmoittautumisen yhteydessä. Ilmoittautumisen yhteydessä annettuja tietoja verrataan Euroclear Finland Oy:n ylläpitämään Nightingalen osakasluetteloon, josta ilmoittautujan omistustiedot poimitaan.

5 Henkilötietojen luovutukset ja siirrot

Varsinaisen yhtiökokouksen pöytäkirjan liitteeksi laaditaan osallistuja- ja ääniluettelo, joka muodostuu yhtiökokoukseen ennakkoäänestyksen kautta tai ajantasaisesti osallistuvien henkilöiden seuraavista henkilötiedoista: Osallistuvan osakkeenomistajan ja/tai tämän mahdollisen asiamiehen, avustajan tai muun edustajan nimi, osake- ja äänimäärät ja osallistujanumero.

Osakeyhtiölain (624/2006) edellyttämällä tavalla yhtiökokouksessa on nähtävänä täsmäytyspäivän osakasluettelon tiedoista osakkeenomistajan nimi ja kotikunta sekä osakkeiden lukumäärä osakelajeittain ja muut mahdolliset erot osakkeiden tuottamissa oikeuksissa ja velvollisuuksissa sisältäen myös tilapäisesti osakasluettelolle merkityt hallintarekisteröityjen osakkeenomistajien tiedot.

Nightingale voi luovuttaa henkilötietoja esimerkiksi toimivaltaisille viranomaisille silloin, kun lainsäädäntö velvoittaa sekä oikeudellisiin menettelyihin valmistautumiseksi tai puolustautuakseen oikeudellista vaatimusta vastaan kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön asettamissa rajoissa tai sen velvoittamana. Mikäli Nightingale uudelleen järjestelee liiketoimintaansa, voidaan henkilötietoja luovuttaa ostajaehdokkaille ja näiden edustajille kulloinkin voimassa olevaa lainsäädäntöä noudattaen.

Nightingale voi käyttää palveluntarjoajia tässä tietosuojaselosteessa kuvatussa henkilötietojen käsittelyssä, ja siirtää henkilötietoja tällaisille palveluntarjoajille niissä määrin kuin on välttämätöntä, jotta palveluntarjoajat voivat tarjota Nightingalelle sovitut palvelut. Varsinaisen yhtiökokouksen ilmoittautumisjärjestelmän ja äänestyksen teknisenä toteuttajana toimii Innovatics Oy ja yhtiökokouksen teknisen toteutuksen toimittaa Inderes Oyj.

Henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle. Tällöin Nightingale varmistuu tietosuojan riittävästä tasosta. Lisätietoja henkilötietojen siirroista tai luovutuksista EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle sekä sovellettavista siirtoperusteista saa kohdassa 1 mainituista yhteystiedoista.

6 Tietojen suojaaminen

Nightingalen sisäinen organisaatio on rakennettu vastaamaan Nightingalen EN ISO 13485 sertifioidun laatujärjestelmän, ISO/IEC 27001 sertifioidun tietoturvallisuuden hallintajärjestelmän ja soveltuvan tietosuojalainsäädännön vaatimuksia. Nightingale käyttää asianmukaisia fyysisiä, teknisiä ja hallinnollisia suojakeinoja tietojen suojaamiseksi väärinkäytöksiltä. Tällaisia keinoja ovat mm. tietoverkkoliikenteen kontrollointi ja suodattaminen, salaustekniikoiden, turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta, hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja niiden käytön valvonta, henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön ohjeistaminen sekä palvelujemme suunnittelussa, toteuttamisessa ja ylläpidossa tapahtuva riskienhallinta. Henkilötietoja käsittelevät ainoastaan sellaiset henkilöt, joille se on työtehtävien hoitamisen vuoksi tarpeellista.

Nightingale varmistaa sen lukuun henkilötietoja käsittelevien alihankkijoiden kanssa tehtävillä tietojenkäsittelysopimuksilla tietosuojan toteutumisen.

7 Henkilötietojen säilytysaika

Yhtiökokouksen pöytäkirjaan merkityt tai siihen liitetyt henkilötiedot säilytetään osakeyhtiölaissa (624/2006) ja pörssiyhtiöiden hallinnointikoodissa määritellyllä tavalla osana yhtiökokouksen pöytäkirjaa määräämättömän ajan. Muut henkilötiedot tuhotaan tietoturvallisesti, kun ne eivät enää ole tarpeellisia pöytäkirjan laatimiseksi tai sen oikeellisuuden varmistamiseksi.

lmoittautumisjärjestelmän ja äänestyksen teknisenä toteuttajana toimiva Innovatics Oy säilyttää henkilötietoja enintään kaksi (2) vuotta yhtiökokouksen päättymisen jälkeen.

8 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröity voi käyttää alla mainittuja henkilötietojensa käsittelyyn liittyviä oikeuksia suhteessa Nightingaleen. Oikeuksien käyttäminen on rekisteröidyn henkilökohtainen oikeus ja edellyttää rekisteröidyn henkilöllisyyden varmistamista.

  • Tarkastusoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus saada Nightingalelta vahvistus siitä, että tämä käsittelee tai ei käsittele rekisteröidyn henkilötietoja, sekä oikeus tarkastaa Nightingalen käsittelemät henkilötiedot. Nightingale saattaa pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään, mm. pyydettyjen tietojen yksityiskohtiin liittyen.
  • Oikeus tietojen oikaisemiseen: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia Nightingalea oikaisemaan rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset tiedot, sekä saada puutteelliset henkilötietonsa täydennettyä.
  • Oikeus tulla unohdetuksi: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia Nightingalea poistamaan tätä koskevat henkilötiedot. Nightingalella on velvollisuus poistaa kyseiset tiedot, mikäli sillä ei enää ole oikeudellista perustetta käsitellä näitä tietoja.
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Tietyissä lain määrittämissä tapauksissa rekisteröidyllä voi olla oikeus saada Nightingale rajoittamaan rekisteröityä koskevien henkilötietojen käsittelyä.
  • Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä: Tietyissä tapauksissa rekisteröidyllä voi olla oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä. Vastustamisoikeus soveltuu erityisesti sellaisiin tilanteisiin, joissa henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Näissä tilanteissa Nightingalen on noudatettava rekisteröidyn vaatimusta, ellei Nightingale esitä käsittelylle sellaisia pakottavia oikeudellisia perusteita, jotka ohittavat rekisterinpitäjän edut, oikeudet ja vapaudet, taikka ellei henkilötietoja tarvita oikeusvaateiden muodostamiseksi, käyttämiseksi tai puolustamiseksi.

Oikeuksien toteuttamista koskevat kirjalliset pyynnöt tulee toimittaa sähköpostitse tai kirjeitse tämän tietosuojaselosteen kohdassa 1 mainittuihin osoitteisiin.

Mikäli rekisteröity katsoo, että Nightingale on käsitellyt henkilötietoja tässä tietosuojaselosteessa ilmoitetun tai soveltuvan henkilötietojen käsittelyä ja tietosuojaa koskevan lainsäädännön vastaisesti, on rekisteröidyllä oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle viranomaiselle, Suomessa tietosuojavaltuutetulle, tämän antamien ohjeiden mukaisesti. Tietosuojavaltuutetun verkkosivut löytyvät osoitteesta https://tietosuoja.fi/etusivu.